Sebuah dilema
Software akuntansi sebenarnya hanyalah alat bantu untuk mempercepat proses pembuatan laporan keuangan. Untuk itu, kemampuan akuntansi tetap harus diutamakan agar ketika menemukan kekurangan dari alat bantu tersebut bisa segera diatasi.
Harapan dari penggunaan software ini adalah informasi yang realtime dan akurat. Jika informasi telah dapat disajikan secara cepat, maka pengambilan keputusan strategis perusahaan dapat segera dilakukan. Hal ini sangat penting bagi perusahaan, mengingat bahwa tingkat kemampuan dalam mempertahankan eksistensi di tengah ketatnya persaingan ditentukan oleh cepatnya pengambilan keputusan strategis yang tepat. Untuk itulah dukungan sistem informasi akuntansi yang berupa software menjadi mutlak diperlukan.
Para pelaku bisnis menyadari akan pentingnya informasi yang cepat ini. Sehingga mereka rela menginvestasikan sebagian dananya untuk pengembangan dan pemanfaatan software akuntansi. Software akuntansi yang digunakan bisa melalui perancangan sendiri, atau membeli software jadi yang telah teruji keandalannya seperti Accurate, Zahir Accounting, MYOB, Peachtree, QuickBooks, GL, Microsoft Accounting, dan banyak lagi yang lainnya.
Sayangnya, investasi yang besar dalam pemanfaatan software akuntansi tidak diimbangi dengan pemberdayaan sumberdaya manusia selaku operator dari software tersebut. Banyak sekali perusahaan yang memiliki software akuntansi yang lebih dari cukup untuk mendukung sistem informasi akuntansinya, tetapi para pengguna langsung software tersebut kurang memahami cara kerja dari sebuah software akuntansi.
Sebagai contoh, ada sebuah perusahaan yang terdiri dari banyak departemen. Masing-masing departemen menginput data keuangan sesuai fungsinya, misalnya departemen pembelian hanya menginput data pembelian dan semua hal yang terkait dengan pengadaan barang. Demikian juga dengan departemen penjualan, departemen logistik, Departemen SDM dsb. Sementara di bagian accounting, hanya bertugas mengintegrasikan dan menjaga keakuratan semua data keuangan yang ada di departemen-departemen tersebut. Software yang baik bisa melakukan pengintegrasian data tersebut hanya dengan sekali klik.
Tetapi, karena karyawan akunting yang bersangkutan tidak memahami cara kerja software, data dari masing-masing departemen diinput ulang. Input ulang data menyebabkan resiko kesalahan input, jika resiko salah input besar, maka data keuangan tidak lagi akurat.
Kenapa sampai terjadi karyawan bagian akunting tidak memahami software akuntansi yang digunakan oleh perusahaan? Alasannya adalah sebagai berikut :
1. Perusahaan tidak memberikan pelatihan / training khusus dalam pemanfaatan software akuntansi.
2. Karyawan tidak memiliki kompetensi yang cukup untuk menggunakan dan memahami akuntansi dan software tersebut.
3. Turn over karyawan dalam perusahaan tersebut sangat tinggi, atau loyalitas karyawan terhadap perusahaan sangat rendah.
Sepertinya, poin yang ketiga tidak berkaitan dengan permasalahan di atas. Tetapi, dalam pengamatan saya, justru masalah yang ketiga ini yang sering terjadi dan menyebabkan sebuah investasi software menjadi sia-sia.
Biasanya, ketika sebuah software akuntansi di implementasikan, developer software memberikan pelatihan khusus cara penggunaan software, khususnya kepada akunting sebagai pengguna utama.
Ketika akunting yang telah menguasai software tersebut mulai mencari penghasilan yang lebih baik, dan kesempatan itu ada, bisa dipastikan dia akan langsung pindah ke perusahaan lain. Sementara itu, perusahaan masih belum mempunyai panduan khusus bagaimana cara pengoperasian software secara optimal. Sedangkan untuk mengundang Developer Software, biaya yang diperlukan juga tidak sedikit. Hal ini menjadi dilema tersendiri bagi perusahaan.
Apakah perusahaan anda mengalami masalah di atas? Atau malah belum punya software akuntansi?
