Sebuah Langkah Awal Untuk Memulai
Profesi yang saya geluti mengharuskan saya untuk memahami setiap software akuntansi yang digunakan oleh rekanan dalam waktu cepat dan tempo sesingkat-singkatnya. Mulai dari software yang berjalan dalam sistem operasi DOS sampai Sistem operasi Windows semua harus dipahami. Tujuan dari pemahaman atas software akuntansi adalah untuk menguji keandalan, keakuratan, kemudahan, dan mungkin juga kelemahan software tersebut.
Software akuntansi yang saya temui dalam satu bulan ini adalah :
1. Software Akuntansi sebuah hotel yang berjalan dalam sistem operasi DOS
2. Accurate 3.0
3. QuickBooks Enterprise Edition
4. dan MYOB Accounting Plus 13
(tiga software yang terakhir, berjalan dalam sistem operasi Windows).
Untuk memahami sebuah software akuntansi, modal awalnya adalah pemahaman komprehensif tentang akuntansi dan sistem operasional dan prosedur (SOP) standar. Selain modal awal tersebut, diperlukan pengalaman yang bervariasi dari berbagai jenis dan bentuk perusahaan di lingkungan yang berbeda pula. Hal ini mutlak diperlukan karena setiap perusahaan memiliki karakteristik yang berbeda.
Bagi anda yang ingin menggunakan software akuntansi, atau sekedar ingin mempelajarinya, tips berikut adalah cara awal untuk memulainya. Secara umum, prosedur dasar untuk memulai penggunaan software adalah sebagai berikut :
1. Input data identitas Perusahaan, dan
Sebuah software akuntansi harus bisa mengakomodasi identitas perusahaan, yang meliputi nama, alamat, NPWP, nomor telpon, fax, email, bahkan website.
2. Input kebijakan akuntansi
Software akuntansi harus bisa melakukan penghitungan secara otomatis yang terkait dengan kebijakan akuntansi perusahaan. Kebijakan akuntansi yang dimaksud seperti kebijakan persediaan, kebijakan aktiva tetap, kebijakan kas kecil, kebijakan bunga, denda atau kebijakan lain yang diterapkan perusahaan.
3. Input periodeisasi akuntansi
Periodeisasi laporan akuntansi merupakan hal yang penting dalam sebuah software. Sejauh mana software bisa mendukung laporan yang diperlukan, apakah harian, bulanan, tahunan, atau setiap saat jika diperlukan. Software yang bagus adalah software yang bisa mendukung informasi setiap saat jika diperlukan.
Periodeisasi ini juga menunjukkan posisi cut off laporan, biasanya dinyatakan dalam bulan, atau tahun. Tujuan dari periodeisasi adalah untuk penganalisaan antar periode, baik dengan periode sebelumnya, atau dengan periode yang sama untuk tahun yang berbeda.
4. Setting rekening akuntansi yang digunakan.
Kelompok rekening dalam akuntansi hanya ada 5, yaitu : Aktiva, Hutang, Modal, Pendapatan, dan Biaya. Sejauh mana sebuah software bisa mendukung sub kelompok turunan dari kelompok utama tersebut.
5. Input Saldo Awal, yang meliputi Saldo Awal ; Rekening, Persediaan, Piutang, Hutang, & Proyek
6. Setting User dan Password
Jika sebuah software ada dukungan setting user, berarti software tersebut telah mendukung multi user dalam sebuah database.
7. Setting Form dan Laporan
Software akuntansi keluaran terbaru sudah mendukung modifikasi form transaksi dan format laporan yang digunakan oleh perusahaan.
Dengan mengetahui prosedur dasar dan awal penggunaan software, anda sudah bisa menilai sebagus apa software yang sedang anda hadapi.
