Sebuah Identitas
Prosedur pertama yang harus dilakukan oleh seorang konsultan/auditor dalam menghadapi klien adalah penggalian informasi secara mendalam tentang informasi perusahaan. Informasi yang digali meliputi karakteristik usaha, struktur organisasi, prosedur yang diterapkan, hingga pencatatan informasi keuangan dan Laporan Keuangan. Dengan mengetahui secara detail identitas perusahaan ini, maka akan dengan mudah menentukan metode dan teknis pemeriksaan/konsultasi yang harus dilakukan.
Suatu saat ketika membantu klien dalam implementasi sebuah system komputerisasi akuntansi, aku ditanya oleh seorang EDP (Electronic Data Processing) yang bertugas memastikan perangkat computer dan software dapat berjalan dan bekerja dengan baik dalam mendukung aktivitas perusahaan. Saat itu aku sedang mereview struktur rekening (chart of account) dari perusahaan tersebut. Pertanyaannya adalah " Apa sih pentingnya Chart Of Account ?"
Pertanyaan ini adalah sebuah pertanyaan yang muncul dari rasa ingin tahu sebagai orang yang awam dalam akuntansi. Atau mungkin juga sebagai bentuk reaksi spontan sang EDP untuk menolak adanya perubahaan struktur database yang mungkin akan berubah ketika kami menyatakan harus di ubah.
Sebelum saya membahas Chart Of Account (Struktur rekening) dalam sebuah laporan keuangan, yang harus dibahas terlebih dahulu adalah pengertian account itu sendiri.
Account/akun/rekening dalam pengertian bebas versi saya adalah pengelompokan catatan kegiatan yang sama sehingga dapat menyebabkan perubahan posisi keuangan perusahaan dalam sebuah tabel. Kegiatan yang dapat menyebabkan perubahan posisi keuangan disebut TRANSAKSI. Kata singkatnya Account/akun/rekening adalah Pengelompokan catatan transaksi yang sama dalam sebuah tabel.
Metode pengelompokan catatan harus sesuai dengan kaidah dalam ilmu akuntansi. Pengelompokan ini harus mengacu pada struktur dasar yang membangun sebuah system akuntansi, yaitu PERSAMAAN DASAR Akuntansi.
Struktur dasar yang dimaksud adalah Aset, Hutang, Modal, Pendapatan, dan Biaya. Aset, Hutang dan Modal akan membentuk laporan yang disebut Neraca. Sedangkan Pendapatan dan Biaya akan membentuk laporan yang disebut Laporan Laba Rugi. Kelima komponen utama yang membentuk suatu system akuntansi ini disebut sebagai TYPE/kategori Akun.
Setiap kegiatan usaha memiliki karakteristik usaha yang berbeda dengan jenis usaha lain. Sebuah perusahaan jasa akan berbeda kegiatannya dengan perusahaan dagang atau perusahaan manufaktur. Dari sekian banyak bentuk usaha tersebut, kelima komponen utama yang membentuk system akuntansi adalah sama. Letak perbedaan utama hanya pada pengelompokan turunan dari 5 komponen utama tersebut. Perbedaan ini pula akan mencerminkan perbedaan kegiatan, transaksi, dan tentu saja susunan rekening pencatatannya.
Dari pengertian Account dan karakteristik usaha di atas, maka dapat disimpulkan pengertian Chart Of Account yaitu susunan account yang dibuat sedemikian rupa berdasarkan komponen utama yang membentuk system akuntansi dan dapat mencerminkan karakteristik kegiatan utama perusahaan.
Penyusunan Struktur Rekening (Chart Of Account/COA) harus berdasarkan pada karakteristik usaha perusahaan. Jika penyusunan COA tidak sesuai dengan karakteristik badan usaha, akan menyebabkan kesalahan interpretasi atas Laporan Keuangan. Ketika salah dalam menginterpretasikan Laporan keuangan akan mengakibatan salah dalam mengambil keputusan strategis managemen perusahaan.
Sebagai contoh , sebuah badan usaha Koperasi dalam COA nya akan memiliki Rekening yang bernama Simpanan Pokok Anggota, Simpanan Wajib Anggota, dan Simpanan Sukarela Anggota. Dalam badan usaha lain, rekening tersebut tidak akan ditemui. Dengan melihat COA, seorang akuntan akan mengetahui bentuk badan usaha tanpa harus melihat kop surat atau akte pendirian badan usaha tersebut.
Kesimpulannya, Chart Of Account tidak hanya sekedar pengelompokan rekening, akan tetapi juga mencerminkan identitas sebuah perusahaan.
